Công văn Tiếng Anh là gì? Những điều cần lưu ý khi sử dụng công văn Tiếng Anh?

Meta: Công văn Tiếng Anh là gì? Những điều bạn cần lưu ý khi sử dụng công văn trong tiếng Anh như thế nào phù hợp. Cùng tìm hiểu qua bài viết này!

Công văn Tiếng Anh là gì? Nếu bạn đang trong tình trạng phân vân về vấn đề công văn Tiếng Anh trong công việc, trong bài viết này chúng ta sẽ cùng tìm hiểu rõ hơn việc dùng ngoại ngữ một cách tốt hơn.

Văn bản hành chính là một trong những yêu cầu bắt buộc cần có trong bất kỳ tổ chức và doanh nghiệp nào. Công văn là một trong những nhiệm vụ được ban hành cấp dưới thực hiện. Công văn được thể hiện từ một ngôn ngữ nhất định, hoặc nhiều loại ngôn ngữ khác nhau tùy theo yêu cầu. Vậy công văn tiếng Anh là gì?

Công văn Tiếng Anh là gì?

Trong Tiếng Anh công văn được biết là Official dispatch. Ngoài ra, công văn cũng được gọi là Official correspondence hay Official request. Một số từ ngữ đồng nghĩa được nhắc đến như letter hay records… Mỗi từ ngữ sẽ được sử dụng vào từng trường hợp và ngữ cảnh nhất định.

Dưới đây, là một số ví dụ điển hình về cách sử dụng công văn Tiếng Anh trong trường hợp cụ thể và ý nghĩa nhất định của nó.

Một số cụm từ hay sử dụng trong công văn ở Tiếng Anh

Dưới đây, là một số từ hay cụm từ công văn tiếng Anh thường được sử dụng thông dụng trong công ty, doanh nghiệp thông dụng nhất. Hãy cùng chúng tôi tham khảo bạn nhé!

Dispatch express: Được hiểu công văn mang tính hỏa tốc

According to note number: Công văn số

Incoming official dispatch: Công văn đến

Official dispatch travels: Công văn đi

Một số điều bạn cần lưu ý khi soạn công văn bằng tiếng Anh

Việc sử dụng tiếng Anh đúng ngữ cảnh sẽ hỗ trợ rất nhiều cho việc truyền tải nội dung công văn đúng hơn. Vì vậy, bạn cần chú ý một số điều dưới đây khi soạn công văn tiếng Anh.

Ngoài việc hiểu được công văn tiếng Anh là gì? Và đưa vào các văn bản đúng ngữ cảnh. Bạn cũng cần biết một số chú ý khi soạn công văn tiếng Anh.

Thứ nhất: Hãy lựa chọn chủ đề thích hợp, một chủ đề chỉ được sử dụng một từ để có sự thống nhất trong toàn bộ văn bản.

Thứ hai: Bạn phải ưu tiên lựa chọn nội dung ngắn gọn và mang tính xúc tích nhất có thể. Bên cạnh đó, bạn phải tuân thủ theo đúng các chuẩn mực theo đúng như quy định của Nhà Nước và Pháp Luật. Xét về hình thức trình bày, bạn nên căn chỉnh lề trái, phải, trên dưới.

Những tiêu ngữ, quốc hiệu cũng như số hiệu, công văn cũng phải được trình bày theo đúng quy định.  Mỗi loại công văn sẽ phù hợp với những mục đích khác nhau như công văn phúc đáp, công văn mời họp.

Thứ ba: Lựa chọn ngôn ngữ, tôn trọng sự lịch sự và giữ được lời văn nghiêm túc nhất.

Thứ tư: Chú ý về phần xưng hô trong tiếng Anh, Mr được sử dụng cho nam giới. Từ này sử dụng chung cho nam giới dù đã kết hôn hay chưa kết hôn. Ở nữ giới bạn có thể sử dụng từ Ms, từ ngữ này cũng không phân biệt giữa phụ nữ có gia đình hay chưa có gia đình.

Đối với nữ giới, bạn cũng có xưng hô khác như Mrs, từ này được sử dụng cho những người phụ nữ có gia đình. Với từ Miss sử dụng cho đối tượng với đối tượng chưa có gia đình.

Cách soạn thảo công văn bằng tiếng Anh

Để có được một công văn bằng tiếng Anh chuẩn xác, bạn cần chú trọng một số kỹ thuật cần thiết như sau:

Phần mở đầu dẫn dắt

Phần mở đầu trong công văn bao giờ cũng đóng một vai trò quan trọng, nó sẽ dẫn dắt vào vấn đề chính. Phần này thường sẽ khái quát cho nội dung vấn đề chi tiết nhất.

Phần giải quyết vấn đề

Phần giải quyết vấn đề bao gồm những nội dung như sau:

Đưa ra những ý kiến của cấp trên hay cơ quan lãnh đạo có liên quan.

Đề xuất hay đưa ra phương hướng giải quyết

Phần ngôn ngữ và văn phong phải sử dụng một cách lịch sự nhất.

Hãy đưa ra những lý do để bạn có thể đảm bảo tính chính xác vấn đề với bố cục chặt chẽ với lời lẽ mạch lạc và rõ ràng nhất.

Phần kết thúc công văn

Bạn phải nêu lên được những phần nội dung trọng tâm nhất cần có. Bên cạnh đó, bạn phải xác định rõ ràng trách nhiệm với các cá nhân, tổ chức có liên quan. Cuối cùng hãy gửi lời chào chân thành để gửi sự cảm ơn mọi người.

Trên đây, là tất cả những thông tin về vấn đề công văn tiếng Anh là gì cụ thể nhất. Hy vọng, sau khi tham khảo qua bài viết này bạn đã có thêm những kiến thức hữu ích ứng dụng vào công việc một cách tốt nhất.

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *