5 cách hiệu quả giúp quản lý thời gian nơi công sở

Quản lý thời gian hợp lý tại nơi làm việc có một số hiệu ứng tích cực, từ việc giúp một nhân viên tập trung và làm việc hiệu quả hơn để giảm căng thẳng công việc. Thời gian vô cùng quý giá đối với bất kỳ công việc nào. Người sử dụng lao động sẽ đánh giá cao nhân viên thực hiện nhiệm vụ trong khoảng thời gian tối thiểu mà vẫn mang lại năng suất cao.

Đặt ưu tiên và mục tiêu

Một trong những cách quản lý thời gian rất hiệu quả mà bạn có thể thực hành trong công việc hàng ngày là lập danh sách những việc quan trọng và hoàn thành theo đúng mục tiêu. Phương pháp này sẽ giúp bạn xác định các hạng mục trong khối lượng công việc của bạn cần thực hiện trước khi bạn giải quyết các hạng mục có tầm quan trọng thấp hơn. Bạn cũng sẽ thấy dễ dàng hơn để theo dõi bất kỳ ngày đến hạn được giao cho dự án của mình. Ưu tiên và thiết lập mục tiêu cho chính bạn có thể giúp bạn trở thành một nhân viên hiệu quả hơn bằng cách đảm bảo rằng tất cả các mục công việc của bạn được giải quyết một cách kịp thời.

Loại bỏ sự chần chừ

Nếu bạn đã từng thấy mình đang tập trung vào những công việc nhỏ và không có thời gian để có được một dự án quan trọng, bạn phải biết điều chỉnh là quản lý thời gian. Khi bạn bỏ dự án cho đến phút cuối cùng, bạn sẽ phải vội vã thực hiện và kết quả thường không như mong đợi. Thực hành quản lý thời gian tốt trong công việc giúp bạn phát triển một danh sách công việc cho mỗi ngày và lên lịch cho các mục cần làm trong khi cũng để lại thời gian để giải quyết bất kỳ vấn đề khẩn cấp nào có thể nảy sinh. Cuối cùng, kết quả của bạn cũng sẽ tốt hơn.

Phát triển nhân viên

Thực hành quản lý thời gian tốt sẽ giúp bạn làm việc tốt hơn vì bạn ít có khả năng cảm thấy căng thẳng và áp lực khi vượt qua những thời hạn quan trọng. Bạn thậm chí có thể thấy mình làm việc trên các mục tiêu dài hạn của công ty bạn thay vì chỉ đơn giản là lo lắng về khối lượng công việc hàng ngày. Ví dụ: các nhà quản lý có nhiều thời gian hơn để chi tiêu cho các nhân viên đào tạo về những kỹ năng quan trọng có thể cải thiện hoạt động của họ. Ngay cả những nhân viên không ở vị trí quản lý sẽ có nhiều thời gian hơn để cố vấn cho những nhân viên ít kinh nghiệm. Thêm thời gian bạn có thể cung cấp cho các đồng nghiệp đang phát triển sẽ có một tác động tích cực đến toàn bộ công ty.

Cải thiện cuộc sống

Một tác động phụ tích cực khác của việc thực hiện quản lý thời gian là nó giúp cải thiện cuộc sống của bạn. Các kỹ năng mà bạn học và sử dụng trong công việc cũng có thể chuyển thành cuộc sống cá nhân của bạn. Sẽ rất tốt nếu bạn biết ưu tiên công việc hàng ngày, tạo ra một lịch trình khả thi cho thời gian bận rộn và cũng để cho mình thời gian để thư giãn. Một cuộc sống gia đình ít bận rộn hơn có thể giúp cải thiện hiệu suất chuyên nghiệp của bạn bởi vì bạn dành ít thời gian hơn cho công việc lo lắng về những cam kết cá nhân.

Giảm căng thẳng và tiêu cực

Hai điều có thể ảnh hưởng nghiêm trọng đến hiệu suất làm việc của bạn là căng thẳng và tiêu cực. Hãy thực hành các kỹ thuật quản lý thời gian tốt giúp giảm căng thẳng bằng cách giữ cho công việc của bạn theo đúng tiến độ và thời hạn. Khi bạn ít căng thẳng hơn bạn cũng ít có khả năng cảm thấy tiêu cực về công việc. Có một thái độ tiêu cực trong công việc có thể gây ảnh hưởng lớn đến sự nghiệp vì nhà tuyển dụng luôn xem trọng những người nhiệt tình về công việc hơn. Bởi vì việc quản lý thời gian thích hợp giúp bạn đạt được nhiều hơn trong thời gian quy định, nó có thể giúp bạn áp dụng một thái độ tích cực hơn tại nơi làm việc.

 

Hành Vi Chuẩn Mực Của Nhân Viên Tại Nơi Làm Việc

Ở nhiều công ty, tổ chức, nhân viên phải đạt được các tiêu chuẩn về hành vi chuyên nghiệp như là một điều kiện của công việc. Các tiêu chuẩn này giúp tổ chức tạo ra một môi trường làm việc tôn trọng cho mọi người. Nếu bạn học các tiêu chuẩn quản lý nơi làm việc của bạn, bạn có thể đảm bảo rằng hành vi của bạn được xem là đúng mực và dễ dàng gặt hái thành công trong công việc. Hành vi chuẩn mực cũng được yêu cầu để chấp nhận vào môi trường làm việc.

Quy tắc ứng xử

Các tổ chức cung cấp một bộ quy tắc ứng xử để giải thích hành vi nào được phép hoặc không được phép. Ngoài ra, nhân viên có thể được yêu cầu phải chấp hành các quy tắc bằng cách ký một thỏa thuận khi làm việc. Nhân viên vi phạm các tiêu chuẩn phải đối mặt với những hậu quả thông qua một chính sách tiêu chuẩn, ví dụ như một hệ thống kỷ luật tiến bộ, có những hậu quả nghiêm trọng cho những vi phạm nghiêm trọng nhất. Ngoài ra, nhân viên có thể nhận được cảnh báo cho việc vi phạm đầu tiên, nhưng họ sẽ có một hậu quả nghiêm trọng hơn cho một sự xuất hiện của hành vi tương tự. Kỷ luật tiến bộ cung cấp cho nhân viên một cơ hội để thay đổi hành vi của họ và tiếp tục việc làm.

Giao tiếp giữa các cá nhân

Một số ví dụ về hành vi khó chấp nhận có thể được bao gồm trong một chính sách có chứa các tiêu chuẩn hành vi của nhân viên. Nhà tuyển dụng sẽ vô cùng nghiêm khắc với những hành vi thiếu chuẩn mực mà nhân viên đối xử với người khác trong công việc, bao gồm cả đồng nghiệp, cấp trên và khách hàng. Ví dụ là bắt nạt, quấy rối, hăm dọa, đánh lừa người khác, phá hoại hoạt động của một người bằng cách giữ thông tin, lan truyền tin đồn để làm tổn thương danh tiếng của một người, hoặc cử chỉ hoặc bình luận xúc phạm. Những hành vi này có thể bao gồm truyền thông thông qua các công nghệ như tin nhắn điện thoại di động, tin nhắn văn bản, các bài viết trên mạng xã hội và email.

Hành vi hành chính

Các hình thức hành vi khác có thể ảnh hưởng đến tổ chức liên quan đến lạm dụng quyền lực hoặc nguồn lực. Các nhà quản lý có nhiều kỳ vọng về việc sử dụng quyền lực của họ. Người quản lý không nên dành ưu tiên vì lý do không công bằng, chẳng hạn như thuê bạn bè hoặc người thân. Họ cũng không nên đòi tiền cho các hạng mục như số dặm, bữa ăn trưa kinh doanh, vé máy bay hoặc chỗ ở cho khách sạn nếu họ thực sự là các chi phí cá nhân. Tất cả nhân viên phải trung thực trong việc truyền thông liên quan đến nhân viên và cung cấp thông tin cho khách hàng. Nếu không có một chính sách bao gồm cách thức nhân viên lạm dụng quyền lực hoặc nguồn lực, một số nhân viên sẽ tìm ra cách phi đạo đức để hưởng lợi từ việc làm của họ trong một tổ chức.

Chỉnh sửa nội quy

Mỗi tổ chức đều có cơ hội để nhân viên tham gia viết lại các quy tắc về hành vi chuyên nghiệp. Nhân viên có thể muốn bao gồm các hành vi như bắt nạt hoặc tin đồn truyền thông xã hội không được đề cập trong các tiêu chuẩn hành vi hiện tại. Các chủ doanh nghiệp có thể giải quyết mối quan tâm của nhân viên bằng cách bổ sung các chính sách riêng biệt cho một số lĩnh vực hành vi chuyên nghiệp. Ví dụ, chủ doanh nghiệp có thể viết một chính sách riêng biệt để đề cập đến việc bắt nạt, trả tiền đi lại, làm việc bên ngoài, tiết lộ tài chính hoặc chấp nhận sử dụng công nghệ. Các chính sách đặc biệt cung cấp chi tiết để giúp nhân viên hiểu rõ hơn về làm thế nào để phù hợp với mong đợi của công ty.

 

Trang Phục Và Ngôn Ngữ Nơi Công Sở

Trang phục và ngôn ngữ đều ảnh hưởng đến sự thành công và hình ảnh chuyên nghiệp của bạn tại nơi làm việc. Cho dù là tính chất công việc là trang trọng hoặc bình thường, trang phục của công ty đều có những tiêu chuẩn nhất định. Việc mặc quần áo gọn gàng, chỉn chu mang lại tính chuyên nghiệp và sự tôn trọng đối với người sử dụng lao động và đồng nghiệp của bạn. Bên cạnh đó, việc sử dụng ngôn ngữ thích hợp tại nơi làm việc cũng ảnh hưởng đến danh tiếng của bạn.

Trang phục cơ bản

Ăn mặc là một phần không thể tách rời diện mạo chung của bạn. Cách bạn ăn mặc ảnh hưởng đến sự tương tác của bạn với các đồng nghiệp và khách hàng. Hãy chọn bộ quần áo phù hợp cho loại công việc của bạn có thể cải thiện sự tự tin và ảnh hưởng đến cách mà những người khác cảm nhận bạn. Một đồng nghiệp có thể phát triển một thái độ tiêu cực đối với bạn nếu bạn ăn mặc kém và không chuyên nghiệp. Khách hàng và đối tác có thể cảm thấy không thoải mái nếu chiếc váy của bạn không đáp ứng được sự mong đợi của họ về vị trí và công việc bạn làm.

Trang phục chuyên nghiệp và kinh doanh

Nơi làm việc chuyên nghiệp thông thường có quy tắc ăn mặc chuyên nghiệp. Một cái nhìn chuyên nghiệp thường bao gồm một bộ phù hợp hoàn chỉnh. Thông thường, trang phục lịch sự khi đi làm sẽ là áo sơ mi, quần tây hoặc váy công sở. Sổ tay lao động và người giám sát của bạn thường cho bạn biết tiêu chuẩn cơ bản và đưa ra ví dụ về những gì nên mặc và không nên mặc. Ăn mặc tốt hơn so với yêu cầu nếu bạn muốn nổi bật và có nhiều cơ hội thăng tiến. Bạn hãy mặc một bộ trang phục phù hợp khi giao tiếp với khách hàng để thể hiện sự tôn trọng, tính chuyên nghiệp trong công việc.

Ngôn ngữ và giao tiếp

Người sử dụng lao động thường coi kỹ năng giao tiếp trong nhân viên là kỹ năng mềm quan trọng nhất. Sử dụng ngôn ngữ nơi làm việc phù hợp với giao tiếp tốt. Sự thiếu tôn trọng, khiếm nhã trong ngôn ngữ có thể chấp nhận được với bạn bè, nhưng sẽ không giúp bạn xây dựng hình ảnh tốt tại nơi làm việc. Sử dụng ngôn từ thiếu tôn trọng và thiếu chuẩn mực có thể dẫn đến một khiếu nại của một đồng nghiệp. Ngôn ngữ cơ thể cũng ảnh hưởng đến giao tiếp của bạn. Cách đi đứng, di chuyển của bạn, tư thế và bắt tay tất cả thể hiện sự độ tự tin, tôn trọng và chuyên nghiệp sẽ giúp đỡ hoặc cản trở ngôn ngữ bằng lời nói của bạn.

Ngôn ngữ và sự đa dạng

Nơi làm việc đã trở nên đa dạng hơn; một số nhân viên nói tiếng mẹ đẻ không phải là tiếng Anh. Cuộc nói chuyện về nhân quyền tại nơi làm việc xác định rằng đồng nghiệp nói ngôn ngữ khác nhau là một trong những thách thức lớn nhất tại nơi công sở. Nhân viên không nên bị xúc phạm nếu các đồng nghiệp tham gia vào cuộc trò chuyện bình thường bằng một ngôn ngữ khác. Một số chủ thuê sử dụng dịch giả để giúp các đồng nghiệp trên toàn cầu tương tác hiệu quả. Là một người nói song ngữ có thể tăng đáng kể giá trị của bạn cho nhà tuyển dụng trong nhiều trường hợp. Nó cũng có thể giúp bạn xây dựng mối quan hệ tốt hơn với các đồng nghiệp và khách hàng